Een crisis zorgt altijd voor nieuwe regels. Voor de financiële crisis die we net achter de rug hebben, geldt dat nog sterker. Een dergelijke situatie maakt de sector liever niet meer mee. De compliance-afdelingen van de financiële instellingen hebben het er druk mee. Want zij moeten ervoor zorgen dat de nieuwe wet- en regelgeving wordt nageleefd.

Wie het woord ‘compliance’ opzoekt op internet krijgt een eenvoudige omschrijving: het naleven van regels binnen een organisatie. Henk Edgar, Compliance Officer bij MeesPierson, geeft een uitgebreidere definitie: “Compliance is breder. Het is de naleving van de wet- en regelgeving en het werken volgens de normen en regels die een instelling zelf heeft opgesteld. Compliance komt van het Engelse to comply with, wat ‘voldoen aan’ en ‘naleven’ betekent.” MeesPierson is er veel aan gelegen dat de wetten en regels en de interne gedragscodes nauwgezet worden toegepast. “Onze cliënten moeten kunnen rekenen op een zorgvuldige dienstverlening bij een bank met een goede naam”, benadrukt Edgar.

Ondersteuning
Hoewel de Compliance Officer formeel alleen een adviserende rol heeft, komt het er in de praktijk op neer dat zijn adviezen wel opgevolgd moeten worden. “Natuurlijk leidt dit nog wel eens tot discussies, maar uiteindelijk beseft iedereen dat we alleen op deze manier een integere bedrijfsvoering kunnen garanderen en daarmee de reputatie van MeesPierson beschermen. In ons werk staan het belang van de cliënt en het belang van MeesPierson voorop. Daarom zorgen we ervoor dat we de relatiemanagers zo goed mogelijk ondersteunen.”

“We staan dicht bij de business, zijn vaak op de kantoren, zodat we horen wat er bij cliënten speelt en we in kunnen gaan op ontwikkelingen. Wat dat betreft is het belangrijk dat we ook een rol spelen bij de afwikkeling van klachten. Niet leuk natuurlijk, maar de zaken die daar uitkomen, leveren ons wel belangrijke stof om te kunnen zorgen dat het beter gaat.” Daarnaast ziet Compliance toe op de informatieverstrekking naar cliënten voor nieuwe producten, de dienstverlening van MeesPierson, rapportages en op de website.

Compliance is ook de afdeling in de bank die contacten onderhoudt met de externe toezichthouders, zoals de Autoriteit Financiële Markten en De Nederlandsche Bank. Die contacten bestaan onder andere uit het behandelen van informatieverzoeken van de toezichthouders en overleg over (nieuwe) wet- en regelgeving.

Transparantie
De roep om meer transparantie in de bancaire sector heeft zeker ook z’n weerslag op het werk van de Compliance Officer. Edgar: “Transparantie heeft alles te maken met verantwoording af kunnen leggen. Dat betekent dat de informatie die wij aan cliënten verstrekken zo moet zijn opgesteld dat ze een afgewogen beslissing kunnen nemen. Niet meer alleen de voordelen noemen, maar ook de nadelen. Het betekent ook openheid over bijvoorbeeld distributievergoedingen of de uitvoering van effectenorders.”

Alles op tafel
Meestal zal een cliënt niets merken van het werk van de Compliance Officer. “Dat kan alleen als we onze zaakjes op orde hebben”, weet Edgar. “Wanneer een cliënt wil gaan beleggen of een financiering aanvraagt, krijgt hij wel direct te maken met onze wettelijke verplichting om onze dienstverlening af te stemmen op zijn vermogenssituatie. Natuurlijk, voor ons als private bank is dat vanzelfsprekend; de regelgeving vereist dat we dat nog explicieter doen. Zijn hele financiële situatie komt dan op tafel. Zo moet hij, als hij gaat beleggen, een vragenlijst invullen, de VermogensPlanner, waarin hem naar zijn financiële positie wordt gevraagd, de herkomst van de gelden, zijn beleggingsdoelstelling, zijn kennis van en ervaring met beleggen en zijn risicobereidheid. Daar rolt een risicoprofiel uit, dat een van de bouwstenen is voor onze dienstverlening. Deze verplichting bestaat al sinds 2001, maar cliënten vinden de vragen vaak, heel begrijpelijk, niet leuk. Bovendien is één keer die vragenlijst invullen niet voldoende. Periodiek wordt hij mondeling getoetst en iedere drie jaar wordt de cliënt in de gelegenheid gesteld opnieuw een risicoprofiel vast te stellen. Uit ervaring weten we dat er dan zaken kunnen zijn veranderd, die om een ander risicoprofiel kunnen vragen.” Een dergelijke vragenlijst wordt inmiddels ook gebruikt bij een financieringsaanvraag.

Kennis medewerkers
Maar wat cliënten betreft, spelen de activiteiten van Compliance zich vooral achter de schermen af. Edgar: “We hebben het dan over de bescherming van cliëntgegevens, het voorkomen van het witwassen van criminele gelden of het financieren van terroristische activiteiten en, nauw hiermee verbonden, cliëntacceptatie. Niemand wil bankieren bij een witwasbank. Daarom moeten we weten wie onze cliënten zijn en wat ze doen.”

In al deze gevallen is de awareness, de kennis en oplettendheid, van de relatiemanager heel belangrijk. “We zorgen ervoor dat onze medewerkers op de hoogte zijn van de relevante wet- en regelgeving en van de eisen die MeesPierson hier verder nog aan stelt”, geeft Edgar aan. “Verder ontwikkelen we trainingen voor het herkennen van bepaalde situaties.”

Registratie
Compliance is een nieuw vakgebied en sinds de jaren negentig in opkomst bij de Nederlandse financiële instellingen. Inmiddels gebeurt er bijna niets meer waar Compliance niet bij betrokken is. Dat vraagt om heel wat kennis en ervaring bij de Compliance Officer. “Sinds twee jaar bestaat er een DSI-registratie voor

compliance professionals”, besluit Edgar. “Binnen ons team zijn we allemaal geregistreerd. Zo’n registratie stelt hoge eisen op het gebied van opleiding en ervaring aan ons. Verder doe je een entreetoets en moet je regelmatig bijscholen. Wat de compliance-discipline betreft, laat MeesPierson niets aan het toeval over.”